Erreichbarkeit ist ein wichtiger Grundpfeiler, was Vertrauen und Kundenbindung angeht, nicht nur in Coronazeiten. Doch gerade durch die Pandemie und alle daraus resultierenden Maßnahmen und Folgen wie Abstand, Schließungen und Distanz ist die Erreichbarkeit wichtiger denn je, um dem Kunden zu symbolisieren, dass Sie noch da sind. Denn wer in diesen ungewissen und unklaren Zeiten da ist, erreichbar ist, der punktet. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass im letzten Jahr immer mehr Firmen auf die Leistungen eines externen Sekretariatsservice zurückgegriffen haben. Dieser hilft nämlich Ihr Unternehmen in diesen Zeiten klar als aktiv und erreichbar zu positionieren und hat darüber hinaus zahlreiche Vorteile was den organisatorischen Aspekt angeht. Solch ein externer Service ist nämlich zuverlässig, geschult und angepasst an Ihre ganz individuellen Bedürfnisse.
Diese Vorteile hat ein externer Sekretariatsservice
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben ein Anliegen und rufen bei einem bestimmten Unternehmen an, denn Sie möchten eigentlich etwas kaufen. Vorab haben Sie aber ein paar Fragen und wollen zusätzlich auch noch etwas zu den Öffnungszeiten wissen. Ihr Anruf wird aber nicht entgegengenommen und läuft ins Leere. Lediglich der Anrufbeantworter geht ran. Sie warten etwas, rufen in einer Stunde aber wieder an, da Ihr Anliegend recht dingend ist und Sie vor allem die Auskunft benötigen. Wieder keine Antwort. Wie zufrieden sind Sie damit? Wie stehen Sie zu dem Unternehmen? Würden Sie nun letztendlich hier einkaufen, oder sich doch umorientieren? Würden Sie das Unternehmen weiterempfehlen? Die Tendenz bei diesem kleinen Gedankenexperiment ist eindeutig. Durch solch etwas simples wie beantwortete Anrufe kann das Vertrauen, das Ansehen und die Kundenzufriedenheit unglaublich gestärkt werden. Hingegen lässt ein unbeantwortetes Telefon Kunden und Käufer im Handumdrehen verschwinden. Vor allem in Zeiten mit besonderen Öffnungszeiten und begrenztem Personal kann ein externer Sekretariatsservice eine große Abhilfe sein und das Unternehmen bei der Kundenbindung unterstützen. Denn durch ein solches Angebot sparen Sie sich die Zeit, eine passende Arbeitskraft zu finden und diese ausführlich zu schulen. Stattdessen wird Ihnen direkt bereits geschultes, ausgebildetes und startbereites Personal zur Verfügung gestellt. Alle Anfragen der Kunden werden freundlich und geduldig entgegengenommen, notiert, dokumentiert und an Sie weitergeleitet. Die Kunden werden beraten, informiert und Termine oder Buchungen können vorgenommen werden. Zusätzlich minimiert sich durch solch einen Service auch die Bearbeitung von schriftlichen Anfragen in Form von Briefen oder Mails, da die Anliegen oft schon telefonisch geklärt werden konnten. Und auch wenn nicht, so wurde das Anliegen dennoch gehört, gesehen und weitergegeben. Allein das hinterlässt einen positiven Eindruck und trägt deutlich zu einem guten Image bei. Gleichzeitig ist ein externer Service in Coronazeiten besonders attraktiv, da sich das Personal nicht am selben Standort und denselben Räumlichkeiten aufhält, wodurch hohe Personaldichte entzerrt werden kann. Dies ändert aber nichts an der Qualität der Arbeit, welche geleistet wird. Generell kann die Inanspruchnahme eines externen Sekretariatsservice Sie und Ihr Team entlasten, da sich dadurch alle Mitarbeiter vollends auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Gleichzeitig wird aber die Kundenbindung zusätzlich gestärkt, da die Kunden stets jemanden erreichen. Zur richtigen Zeit für andere da zu sein ist wichtig, um Vertrauen und Loyalität aufzubauen.
