Mit beruflichen oder privaten Events möchte man als Gastgeber seinen Gästen etwas Besonderes bieten. Die Wünsche und Anforderungen sind in den vergangenen Jahren immer weiter gestiegen. Für die Planung müssen verschiedene Aspekte und Details beachtet werden. Einer der wichtigsten Punkte ist die passende Location. Besondere Locations finden Sie vor allem in den Großstädten in Deutschland. Im Netz müssen Sie hier nach Eventlocation München, Eventlocation Hannover oder Eventlocation Köln suchen. Hier kommt es natürlich darauf an, welche größere Stadt in der Nähe ist. Hannover ist die größte Stadt in Niedersachsen und hier finden Sie verschiedene Locations für eine Feier oder ein anderes Event. Einzelne Anbieter finden Sie, wenn Sie nach Eventlocation Hannover suchen. Im Grunde genommen eignen sich Schiffe, Yachten, Säle, Hallen, Burgen, Schlösser, Bars, Hotels und Restaurants als passende Location. Neben dem Veranstaltungsort müssen noch weitere Aspekte berücksichtigt werden. In diesem Artikel wird näher beschrieben, wie Sie die passende Eventlocation finden können.
Eventlocation finden – worauf müssen Sie achten?
Bei der Suche nach einer passenden Eventlocation müssen Sie sich als Erstes Gedanken um die Art des Events machen. Sie werden zahlreiche Locations finden, die aber nicht zu jedem Anlass passen. Die Location muss Ihren Vorstellungen entsprechen und alle wichtigen Kriterien erfüllen. Im Vorfeld sollte ein grober Plan vom Event erstellt werden. Die Art des Events muss an der Location auch gut organisiert und umgesetzt werden können. Weitere wichtige Aspekte sind:
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Ablauf planen
Ein wichtiger Punkt bei der Planung eines Events ist die Teilnehmeranzahl. Sie sollten im Voraus zusammen mit dem Anbieter und dem Team einen genauen Ablauf planen. Werden weitere Räume oder Flächen benötigt? Es ist wichtig, dass die Räume nicht zu groß oder zu klein sind. Die Größe sollte genau zu der Teilnehmeranzahl und dem Ablauf passen. Es sollten auch die Flächen für das Catering oder die Tanzfläche genau definiert werden.
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Kontrolle der Kosten
Um eine passende Location zu finden, sollten Sie als ausrichtende Person die Kosten im Überblick behalten. Zusammen mit Ihrem Team erarbeiten Sie einen Ablaufplan mit einem festen Veranstaltungsbudget. Durch den Finanzierungsplan können die Kosten genau überwacht werden. Bei einem Event arbeiten Sie mit verschiedenen Eventagenturen und Anbietern zusammen. Im Vorfeld sollten Pauschalen und Fixpreise vereinbart werden, mit nur wenig Verhandlungsspielraum. Erkundigen Sie sich beim Anbieter nach potenziellen Kooperationspartnern. Der Veranstalter verfügt möglicherweise über Kontakte zu anderen Eventagenturen und Sie können Geld sparen. Leistungsstandards und Qualitätskriterien sollten in den Verträgen ebenfalls klar definiert werden, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Bei der Erstellung des Finanzierungsplans sollte immer berücksichtigt werden, dass für die Bühne, das Mobiliar und eine Bar zusätzliche Kosten anfallen. Bei größeren Veranstaltungen müssen Sie auch für die nötige Sicherheit sorgen.
Ein weiterer Kostenpunkt ist das Essen/Catering. Hier gibt es bei der Qualität, dem Leistungsumfang und der Preisgestaltung Unterschiede zwischen den Catering-Unternehmen. Mit dem Catering-Unternehmen können Sie auch über Getränkepauschalen verhandeln. Zu einer Getränkepauschale können z. B. Tee, Kaffee, Softdrinks und Wasser gehören. -
Besichtigung der Location
Netz können Sie Informationen über verschiedenste Locations finden. Die Bilder sehen vielversprechend aus. Trotzdem sollten Sie sich immer selbst ein Bild von der Location machen. Vereinbaren Sie mit dem Veranstalter einen Besichtigungstermin und schauen Sie sich die Location an. Möglicherweise werden Sie vor Ort feststellen, dass der Veranstaltungsort nicht zu Ihrem Event passt. Bevor Sie eine Location mieten, sollte auch die Technik geprüft werden.
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Rechtzeitig passende Location buchen
Wenn Sie nach einer passenden Location suchen, sollten Sie sich rechtzeitig über potenzielle Veranstaltungsorte informieren. Die Planung und Organisation eines Events kann zeitaufwendig sein. Besondere Locations sind außerdem sehr begehrt und schnell ausgebucht. Gute Locations werden Sie nicht in kurzer Zeit finden. Kurzfristig eine passende Location zu finden, kann auch sehr teuer werden. Nehmen Sie sich für die Suche nach der passenden Location also genügend Zeit.
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Technik ist sehr wichtig
Neben dem Veranstaltungsort sollten Sie sich Gedanken um die passende Technik machen. Für ein Event wird Veranstaltungstechnik benötigt wie z. B. Licht und passende Beleuchtung, Mikrofone, Tonanlagen, Soundsystem, WLAN und Leinwände. Die passende Technik hat Auswirkungen auf die Qualität des Events. Fehler oder kleinere Pannen werfen ein schlechtes Licht auf das Event. Bei der Besichtigung sollten Sie wichtige Fragen über die Technik vor Ort mit dem Veranstalter klären. Sie sollten die Veranstaltungstechnik im Voraus auch unbedingt prüfen. Planen Sie hier genügend Zeit ein, um eventuelle Änderungen vornehmen zu können.
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Lage der Location
Die Lage spielt bei einem Event auch eine wichtige Rolle. Ihre Gäste sollten einfach und bequem anreisen können. Erkundigen Sie sich nach Bussen und Bahnen und wie gut der Veranstaltungsort an das Verkehrsnetz angebunden ist. In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, einen Shuttle-Service für die Gäste zu organisieren. Der Shuttle-Service fährt dann eine bestimmte Route und sammelt die Gäste ein. Je nach Lage und Art des Events können Sie Ihren Gästen auch ein Gesamtpaket inklusive Hotel anbieten. Übernachtungsmöglichkeiten bieten sich an, wenn es auf dem Event alkoholische Getränke gibt. Ihre Gäste müssen sich dann nicht um die Rückfahrt kümmern und fahren im schlimmsten Fall auch nicht alkoholisiert nach Hause.
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Parkmöglichkeiten organisieren
Nicht alle Locations sind so gut an das öffentliche Verkehrsnetz angebunden. Manchmal müssen die Gäste oder Teilnehmer mit dem PKW anreisen. In diesem Fall ist es sehr wichtig, dass sich die Veranstalter und genügend Parkmöglichkeiten kümmern.
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Das passende Mobiliar
Das Mobiliar ist für eine passende Location auch sehr wichtig. Auch hier gibt es Unterschiede bei den Anbietern. Manche Veranstalter bieten ihren Kunden eine Grundausstattung an. Bei anderen müssen Sie für das Mobiliar mit Zusatzkosten rechnen. Als Veranstalter des Events sollten Sie sich Gedanken um die Art der Möbel machen. Für Konferenzen oder Seminare sind normale Tische mit schlichten Stühlen ausreichend. Außerdem benötigen Sie ein Rednerpult inklusive gutem Soundsystem und Mikrofon. Für eine Gala sollten Sie sich für gemütliche Lounge-Möbel oder Sofas entscheiden, auf denen Ihre Gäste sich entspannen können. Das Mobiliar richtet sich also nach der Art des Events.
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Passendes Catering
Wenn Sie nach einem passenden Anbieter für Eventlocations suchen, sollten Sie die Person auch gleich um das Catering erkundigen. In vielen Fällen kennen die Veranstalter Catering-Unternehmen, mit denen sie sogar zusammenarbeiten. Manche Veranstalter bieten auch selbst einen Catering-Service an. Das Catering sollte Ihren Vorstellungen und Ansprüchen entsprechen. Bei der Wahl des Caterings sollten Sie die Räumlichkeiten und Kühlmöglichkeiten berücksichtigen. Die Organisation des Caterings ist auch sehr wichtig. Es kann sinnvoll sein, das Catering aufzuteilen, um lange Wartezeiten am Buffet zu vermeiden.
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Vorschriften beachten
Wenn Sie eine passende Eventlocation suchen, müssen auch verschiedene Vorschriften und Regelungen beachtet werden. Für den Betrieb und die Nutzung einer Location können unterschiedliche Vorschriften gelten. Diese Regelungen sind in den Bundesländern verschieden. Erkundigen Sie sich im Voraus beim Anbieter nach potenziellen Vorschriften. Es kann sinnvoll sein, eine Versicherung abzuschließen.
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Personal
Für das Event brauchen Sie auch das passende Personal. Sie sollten eine Eventagentur kontaktieren, die Ihnen qualifiziertes Personal zur Verfügung stellen kann. Zuvorkommendes und freundliches Personal ist für den Erfolg des Events immens wichtig.
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Sicherheit
Die Sicherheit sollte bei einem Event auch nicht außer Acht gelassen werden. Bei größeren Veranstaltungen sollten Sie sich um Sicherheitspersonal kümmern. Auch die Sicherheitsvorschriften in der Location sind sehr wichtig. Fluchtwege und Fluchttüren sollten nicht zugestellt oder versperrt sein. Für den Brandfall sollte es Feuerlöscher geben.
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